Gestion de la formation : la méthode RH pour la structurer de bout en bout

Une équipe RH d'une entreprise de 400 salariés traite couramment 150 à 300 demandes de formation par campagne. Les recenser prend deux semaines, les arbitrer un mois, les planifier un trimestre.

La gestion de la formation se joue exactement là, dans le laps de temps qui s'écoule entre le moment où un collaborateur exprime un besoin et celui où il entre en salle. Voilà la méthode pour réduire ce délai, étape par étape.

Gestion de la formation : définition et périmètre exact

La gestion de la formation regroupe les activités par lesquelles une entreprise identifie, finance, organise et évalue la montée en compétence de ses salariés.

Le périmètre va du souhait formulé en entretien jusqu'à la conservation de l'attestation de présence, administratif, budgétaire et stratégique à la fois, ce qui explique qu'il soit rarement porté par une seule personne.

Les cinq étapes du process

1. Le recueil des besoins : ce que les collaborateurs, les managers et la stratégie de l'entreprise réclament comme compétences.
2. La construction du plan : la traduction de ces besoins en actions de formation, internes ou externes, avec un calendrier. C'est l'objet du plan de développement des compétences.
3. L'arbitrage budgétaire : ce qui rentre, ce qui attend l'année suivante, ce qui se finance autrement.
4. Le déploiement : convocations, réservations auprès des organismes, désistements, suivi des présences.
5. L'évaluation : mesurer ce que la formation a changé sur le poste de travail.

La cinquième étape est celle qu'on abandonne quand le calendrier se tend. C'est aussi la seule qui produit les chiffres nécessaires pour défendre l'enveloppe de l'année suivante.

Formation continue, LMS et gestion de la formation : ne pas confondre

La formation continue désigne le cadre légal qui permet à un actif de se former tout au long de sa carrière. C'est un dispositif, pas un process interne.

Un LMS (Learning Management System) héberge et diffuse des contenus pédagogiques en ligne. Il gère de l'apprentissage, pas des dossiers : ni arbitrage budgétaire, ni convocation, ni justificatif de présence à récupérer auprès d'un organisme externe.

La gestion de la formation pilote le processus complet, quel que soit le format des actions de formation (présentiel, distanciel ou encore en situation de travail).

Les enjeux derrière une gestion de formation moins administrative et plus activable

Rester en conformité : adapter, tracer, prouver

L'employeur doit maintenir ses salariés en capacité d'occuper leur poste et de maintenir leur employabilité.

Aussi, sur un cycle de huit ans, il doit démontrer que chaque collaborateur a suivi au moins une formation non obligatoire, et le bilan récapitulatif à huit ans sert à cette démonstration. Les entretiens de parcours professionnel sont le moment où cette trace se construit.

S'ajoutent les formations obligatoires sectorielles, dont les échéances tombent sans se soucier de votre calendrier. Un CACES R489 (certificat d'aptitude à la conduite en sécurité) se renouvelle tous les cinq ans, un recyclage SST (sauveteur secouriste du travail) tous les vingt-quatre mois. Dans le BTP, l'industrie ou la logistique, ces échéances pèsent plus lourd dans le plan que l'ensemble des demandes individuelles.

A savoir : Qualiopi n'est pas une obligation pour l'entreprise. C'est la certification que doivent détenir les organismes pour que leurs prestations soient prises en charge par un OPCO (opérateur de compétences).

Une charge qui ralentit les équipes RH

Recenser les souhaits dans un tableur, relancer les managers, croiser avec les échéances réglementaires, demander trois devis, saisir les dossiers OPCO, classer les attestations. Sur une ETI multi-sites, cette charge se démultiplie par le nombre d'établissements et par la diversité des conventions collectives.

Sans compter qu'un collaborateur qui formule un souhait en janvier et entre en formation en novembre a perdu le projet qui motivait sa demande.

C'est ce que nous observons le plus souvent chez les entreprises qui n'automatisent pas ce processus, il s'écoule au minimum six mois entre la demande et la réalisation. Sur ce délai, l'expérience du collaborateur se dégrade et la communication RH devient un exercice de rattrapage.

Recueillir les besoins de formation, puis les arbitrer

Où récupérer les besoins sans relancer trois fois

Quatre sources alimentent le recueil des besoins en formation :

• les entretiens de parcours professionnel et les entretiens annuels, où les souhaits s'expriment avec leur contexte
• les référentiels de compétences par poste, qui font apparaître l'écart entre niveau attendu et niveau constaté
• les projets de l'entreprise : nouvelle machine, nouveau logiciel, ouverture de site
• les échéances réglementaires, qui ne se négocient pas

Brancher le recueil sur les campagnes d'entretiens vaut mieux que lancer une collecte séparée. Le collaborateur formule son besoin au moment où il en parle avec son manager, et l'équipe ressources humaines récupère une donnée déjà contextualisée.

Empowill automatise cette remontée. Les souhaits exprimés en entretien alimentent le plan sans ressaisie ni relance.

Arbitrer : la grille qui départage les demandes

300 demandes, un budget qui en couvre 120. Voici une grille de critères pour vous aider à arbitrer.

Ce qui n'entre pas dans le plan doit revenir vers le collaborateur, avec le motif. L'erreur classique n'est pas de refuser une formation, c'est de ne faire un retour au collaborateur expliquant l'acceptation ou le refus de sa demande. Les demandes laissées sans réponse reviennent l'année suivante à l'identique, et le dispositif perd sa crédibilité.

Construire un budget formation défendable en CODIR

Ce que coûte réellement une action de formation

Le coût pédagogique facturé par l'organisme est la partie visible. S'y ajoutent le temps de travail non produit, les frais de déplacement, la logistique interne et, sur les métiers terrain, le remplacement du salarié absent. Sur une ligne de production, ce dernier poste dépasse fréquemment le coût de la formation elle-même.

Le budget formation se construit donc en coût complet. C'est la seule version qui tient en comité de direction (CODIR), parce que c'est celle que le contrôle de gestion utilisera de toute façon.

Les leviers de financement à activer

La contribution unique à la formation professionnelle représente 1 % de la masse salariale à partir de onze salariés, 0,55 % en dessous. La confondre avec un budget de formation conduit à sous-investir.

Quatre leviers réduisent ensuite la charge nette :

• les prises en charge OPCO, conditionnées à la certification Qualiopi de l'organisme
• l'AFEST (action de formation en situation de travail), qui transforme du temps de formation interne en action finançable
• les compétences internes mobilisées en formateur occasionnel, qui coûtent du temps mais pas de facture
• la mutualisation entre établissements sur des programmes identiques, qui fait baisser le prix par participant

Présenter le plan en trois scénarios de budget plutôt qu'en version unique change la discussion en CODIR. On arbitre des priorités au lieu de défendre une enveloppe.

Empowill permet de construire des plans prévisionnels de formation facilement ajustables, qui permettent de prévoir différents scenarios selon les arbitrages avec votre direction. Une flexibilité largement appréciée par les RH qui l'utilisent !

Déployer le plan, puis mesurer les acquis

Convocations, présences, preuves : la logistique qui prend le plus de temps

Le déploiement est la phase où les équipes RH passent le plus d'heures pour la valeur perçue la plus faible. Chaque session demande une convocation, une confirmation du manager, une inscription auprès de l'organisme, une gestion des désistements, puis la récupération de l'attestation signée.

Cette dernière pièce justificative est d'une importance capitale pour l'entreprise. C'est la preuve qu'on vous demandera au bilan de l'EPP à 8 ans et, sur les habilitations, celle qui engage la responsabilité de l'employeur en cas d'accident.

Empowill historise chaque parcours de formation, du besoin exprimé au certificat de présence signé, et alerte sur les échéances d'habilitation avant qu'elles ne tombent.

Mesurer l'effet : le niveau de compétence avant et après

Le suivi de formation ne se réduit pas à un questionnaire de satisfaction à chaud. Ce qui compte, c'est le niveau de compétence avant l'action et le niveau après, évalués sur le même référentiel.

La méthode tient en trois temps. Fixer avec le manager, avant l'entrée en formation, deux ou trois objectifs observables sur le poste. Reprendre ces objectifs six à huit semaines après. Consolider au prochain entretien. Certaines équipes posent un jalon intermédiaire entre deux entretiens d'évaluation, ce qui évite d'attendre douze mois pour constater qu'une formation n'a rien produit.

C'est cette donnée qui permet de parler de retour sur investissement (ROI) avec des chiffres, plutôt qu'avec un taux de satisfaction de 4,2 sur 5 dont personne ne sait quoi faire.

Le gestionnaire de formation : missions et compétences attendues

Le gestionnaire de formation pilote le dispositif au quotidien. Selon la taille de l'organisation, le poste s'appelle chargé de formation, responsable formation ou gestionnaire de formation, et il se rattache à la direction des ressources humaines.

Ses missions couvrent l'instruction des demandes, la construction et le suivi du plan, la relation avec les organismes et l'OPCO, la logistique des sessions, le suivi budgétaire et la production des indicateurs de pilotage.

Trois familles de compétences se combinent : l'application du cadre réglementaire de la formation continue, l'aisance avec les technologies de gestion et les tableaux de bord, et une capacité de négociation, avec les organismes sur les prix comme avec les managers sur les libérations de temps.

Dans une ETI, le gestionnaire de formation devient le point de contact unique entre les sites et la direction.

Digitaliser la gestion de la formation : ce que ça change

Sans outil, avec outil : le comparatif

L'efficacité gagnée grâce à l'outil ne sert pas seulement à aller plus vite. Le temps libéré sur l'administratif se reporte sur la préparation des collaborateurs et la communication autour du plan, c'est-à-dire sur ce qui détermine l'effet réel de la formation.

Les critères pour choisir un logiciel de gestion de la formation

Un logiciel de gestion de la formation voit son efficacité évaluée sur cinq points : la remontée des besoins depuis les campagnes d'entretien, la gestion des échéances d'habilitation, la simulation budgétaire, l'historisation des justificatifs, et la capacité à alimenter en continu votre système d'information ressources humaines sans double saisie.

Le sujet qui coince le plus en déploiement reste l'usage par les managers. Un outil que les managers n'ouvrent pas ramène l'équipe RH au tableur en trois mois. Testez l'interface manager avant l'interface RH.