Automatiser le recueil des besoins en formationAutomatiser le recueil des besoins en formation

Aujourd’hui, à l’ère de la guerre des talents, le recueil des besoins est le bras armé de l’équipe RH pour s’assurer de rester dans la course. C’est le processus qui permet à l’équipe RH d’être à la pointe de la gestion de ses talents, de son engagement et de sa conformité. L’enjeux de fond est de rendre plus efficace et performante l’entreprise en engageant les talents, assurant la capacité à innover, anticipant les départs et les évolutions de carrière et en restant conforme… tout ceci avec agilité, réactivité et dans le respect des budgets imposés par la direction.

Le recueil des besoins de formation est donc un processus crucial pour toute organisation souhaitant aligner ses objectifs stratégiques avec le développement personnel de ses collaborateurs. Ce processus, bien que souvent perçu comme administratif, doit évoluer pour devenir plus agile et proche des besoins réels des employés.

Visionnez le replay de notre webinar sur le sujet. 3 experts de la formation professionnelle partagent leurs conseils pratiques pour un recueil des besoins efficace.

Qu'est-ce que le recueil des besoins de formation ?

Un lieu de tensions et d’équilibres précaires

Le recueil des besoins en formation est le point de rencontre entre les souhaits de développement professionnel des salariés, les attentes opérationnels des managers, les orientations stratégiques de la direction, les obligations légales de l’équipe RH, les projections de carrière des revues du personnel ainsi que les limites budgétaires de l’organisation… C’est donc par définition un lieu de tensions et d’équilibres mais une étape cruciale dans la construction d'un plan de formation performant.

Les objectifs du recueil des besoins

Si l’on se concentre sur les deux axes prioritaires du recueil des besoins, on peut simplifier l’équation ainsi.

Un bon plan de développement des compétences doit répondre à ces deux objectifs principaux :

1. Accompagner la stratégie de l'entreprise : Les formations doivent permettre de réaliser les objectifs stratégiques de l'organisation.
2. Développer les collaborateurs : Proposer des développements personnels pour fidéliser, motiver et engager les employés. Ceci n’est possible qu’avec de la proximité et de l’agilité.

Ainsi, il ne s’agit pas que de faire de la conformité ou une campagne annuelle de recueil des besoins : il est nécessaire de rendre ce processus souple et agile, en réduisant la distance entre le moment où les besoins sont identifiés et celui où la formation est dispensée. Un manque d'agilité peut entraîner des formations inadaptées ou tardives, ce qui peut désengager les collaborateurs et nuire à la performance de l'entreprise.

En effet, les apprenants sont de plus en plus autonomes pour aller chercher les formations dont ils ont besoin. Si on souhaite que les apprenants suivent les formations qu’on leur propose, il faut réinventer le processus pour gagner en rapidité et efficacité.

Pourquoi le recueil des besoins en formation est-il un défi RH majeur ?

Les équipes RH rencontrent des difficultés récurrentes pour recueillir et qualifier les demandes de leurs collaborateurs. Sans processus structuré, quatre freins majeurs viennent saboter le plan de développement des compétences.

Des canaux de collecte informels et dispersés

Faute de processus standardisé, les demandes de formation arrivent de toutes parts et de façon continue.

Demandes glissées à l'oral dans un couloir, envoyées par e-mail au fil de l'eau, ou notées à la va-vite sur un coin de papier… La dispersion des données vous rend la tâche impossible

De plus, ces sollicitations informelles manquent d'informations cruciales : Quel est le niveau d'urgence ? Quel est l'objectif business ? Le manager a-t-il validé l'idée ?

Vous perdez alors un temps infini à relancer les équipes pour obtenir ces précisions.

La lourdeur administrative et l'obsolescence des outils

Certaines méthodes traditionnelles de gestion de la formation freinent l'agilité RH. Vous faites peut-être partie de celles et ceux qui construisent leurs plans de formation via Excel, passent des heures à consolider à la main des centaines de lignes issues des trames d'entretiens. Une tâche chronophage et source d'erreurs de saisie.

D’un autre côté, vous vous heurtez à un catalogue de formation inadapté à la vitesse actuelle d'obsolescence des compétences. Résultat : le temps de concevoir le plan, les besoins du terrain ont parfois déjà changé.

Le fossé entre envies individuelles et stratégie de l'entreprise

C'est le biais le plus fréquent. Sans cadre précis, le recueil des besoins dévie facilement vers une "liste de courses" ou un recueil de souhaits personnels.

Les collaborateurs demandent des formations basées sur leurs appétences personnelles ou sur l'offre d'un catalogue, sans lien direct avec les objectifs économiques ou les transformations de l'entreprise.

Ainsi le risque que vos formations soient suivies mais que les apprentissages tirés ne soient jamais exploités sur le terrain (un phénomène fréquen dans près de 45 % des formations). Si le besoin n'est pas lié à une situation concrète de travail, l'investissement est perdu.

Le rôle critique (et parfois défaillant) des managers

Pour recueillir les besoins, vous vous appuyez sans doute sur vos managers de proximité. Or, ce relais présente des failles :

• Le manque de temps et de culture RH : Surchargés par leur quotidien, les managers perçoivent souvent la campagne de formation comme une corvée administrative à boucler au moment des entretiens annuels, plutôt que comme un levier de performance. 
• Le manque d'outillage : d’autant que les outils d’entretiens ne sont pas toujours suffisamment facile à utiliser pour les managers, qui sont freinés soit par des problématiques techniques, soit parce qu’ils ne savent pas toujours comment traduire un problème opérationnel (ex. : "Mon équipe a du retard dans ses livrables") en un besoin de compétences précis (ex. : gestion du temps, maîtrise d'un logiciel ou réorganisation des process).

Un recueil des besoins mal piloté présente des risques

Le recueil des besoins est un point pivot où se rencontrent (et s’affrontent parfois) les besoins d’acteurs très différents. Les risques d’un recueil des besoins mal géré sont donc nombreux :

• Peut frustrer : un salarié qui a fait une demande et qui n’a pas de réponse, si le processus de remontée ou de validation est trop complexe, si les formations ne sont pas de bonne qualité.
• Peut décevoir : une promesse qui a été avancée mais qui n’est pas suivie d’action
• Peut créer des risques légaux : ne pas dispenser les bonnes formations obligatoires
• Peut créer des risques économiques : ne pas développer les bonnes compétences ou dépenser de l’argent sur des formations inutiles
• Peut faire perdre en crédibilité l’équipe RH si les arbitrages sont mal justifiés ou le suivi mal réalisé
• Peut faire perdre du temps à l’équipe RH

Comment recueillir et analyser les besoins de formation ?

1) Faire preuve de réactivité et de flexibilité

Pour être au plus proche du besoin, le recueil des besoins doit être fait au fil de l’eau. Si l’expression du besoin est trop lointaine par rapport à la concrétisation, soit le collaborateur s’en sera passé, soit la compétence aura été obtenue autrement. Donc la pertinence passe par la régularité et l’agilité.

Il est donc à la fois nécessaire de faire le recueil au fil de l’eau mais aussi l’arbitrage et c’est ce qui est le plus compliqué. En effet, lorsqu’on arbitre au fil de l’eau, on arbitre face à l’inconnu. On arbitre des besoins sans savoir quels seront les besoins à venir.

Pour réussir cette exercice d’anticipation, il est important de fixer un cadre, avec des indicateurs budgétaires ou sociaux pour savoir quand prioriser et quand temporiser. L’enjeu est de pouvoir faire passer des demandes en urgence jusqu’à la fin de l’année budgétaire.

Quelques retours d’expérience concrets partagés par nos experts :

• Bien suivre son budget mais ne pas oublier d’essayer de mobiliser des aides complémentaires des OCPO notamment.
• Ne pas négliger les autres formes de formation (Mooc, formation interne, mentoring…) qui ne mobilisent pas ou moins du budget.
• Au-delà des campagnes d’entretiens annuels, récolter les besoins au fil de l’eau et ouvrir la porte à de la souplesse et de l’urgence. Cela suppose de mettre en place un canal de remontées continues et de partager et former à l’importance de ce processus. Ainsi, les managers doivent être encouragés à identifier et remonter les besoins de formation dès qu'ils émergent, lors des points réguliers avec leurs équipes.
• S’adapter au rythme des services. Les besoins en formation varient selon les départements. Par exemple, une équipe commerciale, toujours en mouvement, aura des besoins différents d'une équipe financière, où les échéances sont plus régulières. Adapter le recueil des besoins en fonction des rythmes des équipes permet de mieux répondre aux attentes spécifiques de chaque service.

2) Réussir à s’inscrire dans une stratégie du temps long

Pourtant, il ne suffit pas de réagir à toutes les demandes urgentes. Il est tout autant important de planifier, de se donner les moyens de mettre en place sa politique RH, d’anticiper les formations obligatoires et les départs/mobilités à venir.

Pour cela, il est nécessaire d’avoir une vraie compréhension des besoins et de l’activité. Cela suppose une bonne maîtrise de la stratégie business de la part de l’équipe RH. Cela suppose aussi de diffuser cette maîtrise aux managers pour les aider à bien cerner les besoins et filtrer quand c’est nécessaire.

Quelques conseils concrets de nos experts :

• Expliquer aux partenaires sociaux quelle est la logique globale et comment la formation va pouvoir accompagner la stratégie.
• Faire un bilan de la période précédente. Expliquer ce qui a bien marché et donner de la visbilité (à son CSE, à son CODIR) sur le pourquoi on a été amené à changer certaines choses.
• Organiser des temps forts de collecte des besoins en complément des remontées continues, notamment pour réussir à toucher l’ensemble de l’entreprise, y compris les managers les moins concernés.
• Présenter et valider la première monture du plan aux partenaires sociaux mais garder un budget de côté pour les urgences à venir.

3) Impliquer les managers et mettre en place un processus collaboratif

Nous l’avons déjà mentionné, les managers de proximité jouent un rôle clé dans le recueil des besoins. C’est le point de relais crucial entre l’équipe RH et les salariés.

Ainsi, ils doivent être impliqués et formés pour prioriser efficacement les demandes de formation. Un comité de formation régulier avec les managers peut aider à aligner les besoins de formation avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.

La question du courage managérial est alors centrale. En effet, une bonne évaluation des besoins en formation nécessite une évaluation honnête des performances et des compétences actuelles, ce qui peut être inconfortable, surtout si cela met en lumière des insuffisances importantes de certains salariés.

De plus, l’arbitrage entre certains besoins en formation peut nécessiter des décisions difficiles, peut créer des déceptions/frustrations. Il est important que les managers aient une communication adaptée en amont (pour ne pas créer trop d’attentes) et en aval (pour appuyer les choix de l’équipes RH). Ce sont deux éléments très importants pour faciliter le travail de l’équipe RH et sa perception dans l’entreprise.

Ces chiffres montrent qu’il est souvent difficile d'impliquer les managers dans le processus de remontée des besoins en formation. Voici quelques stratégies pour y parvenir :

• Créez un environnement de confiance : encouragez une communication ouverte et honnête et soutenez les efforts des managers lorsqu'ils identifient et remontent les besoins en formation.
• Fournissez des outils et des ressources : mettez à disposition des outils pour évaluer les compétences et les besoins en formation et offrez un soutien logistique pour l'organisation des formations (budgets, planification, etc.).
• Impliquer les managers dans le processus de décision : permettez leur de participer à l'élaboration des programmes de formation et faites des besoins en formation une responsabilité partagée entre les RH et les managers.
• Former les managers eux-mêmes : offrez des formations spécifiques aux managers sur la gestion des talents et le développement des compétences. Les outiller de cette manière leur donne la confiance et les compétences nécessaires pour identifier les besoins en formation.

4) Structurer un cadre global pour inclure les besoins en formation dans une véritable stratégie carrière d’entreprise

La question de l’outillage est prégnante lorsqu’il s’agit de déployer une culture de l’apprentissage à l’échelle d’une organisation. Dit autrement, un bon recueil des besoins est constitué de bonnes demandes.

C’est pourquoi il est nécessaire de faire de la pédagogie et de donner des outils pour aider les managers à comprendre ce qu’est une bonne demande de formation.

De plus, pour les demandes soient bien formulées et pertinentes, encore faut-il savoir de quoi on parle : quelles sont les compétences présentes et nécessaires dans l’entreprise, quel est le niveau des collaborateurs, qu’est-ce qu’ils maîtrisent, doivent apprendre, ce dont ils ont envie etc… Un recueil des besoins s’inscrit donc dans un processus plus global pour être pertinent !

L’enjeux de fond est de rendre plus efficace / performante l’entreprise. Ce sont les compétences à dispositions qui permettent de développer tel produit, produire tel service, obtenir telle niveau de satisfaction client etc. C’est aussi le développement des compétences des salariés qui participent à la rétention des talents.

Dans le cadre d’un processus global et documenté, il sera alors plus facile de prioriser efficacement les formations. On peut par exemple mettre en place le système suivant :

1. Niveau 1 : Formations indispensables pour le travail quotidien.
2. Niveau 2 : Formations qui apportent un plus significatif mais ne sont pas critiques.
3. Niveau 3 : Formations de développement personnel ou anticipatives.

Automatiser le recueil des besoins en formation avec un outil spécialisé

Pour en finir avec les silos de données, il faut un outil interconnecté et qui s’intègre à vos processus existants.

Pour Empowill, le plus naturel est d’effectuer le recueil des besoins directement à partir des comptes-rendus d'entretiens. Les demandes formulées par les collaborateurs remontent de manière automatique dans le module dédié de son logiciel de gestion de la formation et garantissent une centralisation automatisée de ces données. De plus, elles sont préalablement filtrées par le manager.

D’ailleurs, Empowill structure un circuit d'approbation impliquant tous les acteurs. Les managers valident la demande dès l'entretien. Ensuite, les RH peuvent accepter, refuser (en précisant une raison) ou reporter en un clic. La communication est automatisée vers les managers et les collaborateurs.

Et pas de stress concernent les formations sélectionnées : les demandes peuvent être directement rattachées à votre catalogue de formations, préalablement paramétré au sein de l'outil. De plus, Empowill permet un recueil en continu tout au long de l'année, vos managers peuvent accéder à ce catalogue même en dehors des entretiens pour solliciter des formations pour leurs salariés.

Une fois validée, le logiciel transforme la demande en véritable session de formation intégrée dans le plan de votre choix (prévisionnel ou réel). 

Empowill ne se contente pas des demandes spontanées ; il génère également des besoins de formation (recyclages) de manière automatique. En suivant les dates de validité des habilitations (renouvellement CACES, SST, FCO, etc.), la plateforme alerte sur les habilitations qui arrivent à expiration. Une fonctionnalité de gestion des habilitations indispensable pour de nombreuses entreprises qui pilotent des populations terrain.

Enfin, Empowill s'intègre via API à vos logiciels de paie pour éviter toute double saisie. Le logiciel facilite et automatise le recueil des besoins en formation grâce à la synergie entre ses différents modules et à des flux de validation intégrés. 

Grâce à cette approche, l'outil permet de centraliser rapidement toutes les demandes du terrain, d'arbitrer les choix de manière transparente et d'alimenter directement le plan de développement des compétences.

Les utilisateurs témoignent : de la corvée administrative au flux automatisé

Le recueil des besoins en formation est l'un des processus qui bénéficie le plus de la digitalisation chez les clients d'Empowill. Voici leurs retours détaillés :

Une remontée automatique des demandes depuis les entretiens

La grande révolution constatée par les utilisateurs d’Empowill  est la fin de la déconnexion entre l'entretien et la formation.

• Chez Gautier Fret Solutions, la mise en place d'entretiens structurés permet de faire remonter de manière spontanée et automatisée une grande partie des besoins directement dans Empowill.
• Le constat est identique pour Würth Elektronik, où toutes les demandes émises lors des entretiens sont centralisées automatiquement dans le recueil des besoins, sans nécessiter la moindre manipulation supplémentaire.
• Pour Les Fermes de Gally, l'automatisation de cette remontée depuis les entretiens a consolidé la stratégie de formation et permis de construire le plan de formation prévisionnel beaucoup plus rapidement.

La fin de la double saisie et des heures de relecture

Le traitement manuel et la lecture des comptes-rendus papier ou Excel appartenaient au passé.

Chez le groupe agroalimentaire Jean Floc'h, la responsable formation n'a plus besoin de passer de longues heures à relire les supports papiers pour récolter les demandes, car tout est directement importé dans l'outil.

De son côté, Gautier Fret Solutions souligne le gain de temps majeur offert par la possibilité de basculer, en un seul clic, du recueil des besoins vers le plan de formation effectif.

3. Un flux de validation simplifié pour les RH et les managers

L'outil permet de centraliser et d'arbitrer les demandes de manière beaucoup plus fluide, le tout dans un environnement hautement sécurisé (certification ISO 27001, hébergement en France), rassurant ainsi vos DSI.

Chez Gexpertise, les demandes de formation remontent systématiquement à l'issue des entretiens, ce qui permet aux managers ou aux RH de les valider, de les refuser ou de les reporter très facilement.

De la même façon, chez Jean Floc'h, la plateforme informe automatiquement les collaborateurs concernés de l'acceptation, du refus ou du report de leur demande, fluidifiant ainsi la communication.

Du côté de Caen la mer Habitat, les managers apprécient de pouvoir saisir eux-mêmes une demande de formation pendant l'entretien d'évaluation. Cela permet de mieux agréger les besoins et de faciliter l'expression directe du salarié. Qu'elles proviennent des managers, des agents via l'entretien ou de prises de contact directes, toutes les demandes sont consolidées au même endroit.

Si vous cherchez à vous équiper d'un outil de gestion de la formation notamment pour simplifier tout le processus de recueil des besoins, prenez rendez-vous avec l'un de nos experts pour discuter de votre projet.