Logiciel de gestion de la formation : les critères pour bien choisirLogiciel de gestion de la formation : les critères pour bien choisir

Piloter le développement des compétences avec des fichiers Excel et des dossiers papier rend votre gestion des ressources humaines fastidieuse ? Pour de nombreux DRH et dirigeants d'entreprises industrielles, logistiques ou retail, cet enjeu est commun, et de taille !

Structurer la gestion et le développement des compétences, notamment lorsque l’on pilote des collaborateurs aux savoir-faire pénuriques peut rapidement devenir un casse-tête lorsque l’on manque d’outils efficaces. Combien d’entre vous rêvez d’un logiciel de gestion de la formation pour vous aider dans cette tâche? 

Véritable moteur de votre stratégie RH, il structure vos processus, sécurise votre conformité légale et connecte la vision de la direction à la réalité du terrain. Mais face à la multitude d'outils sur le marché, comment faire le bon choix ?

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de la formation ?

Un logiciel de gestion de la formation est une solution digitale conçue pour orchestrer l'intégralité de votre politique de développement des compétences et automatiser la gestion de la formation.

Il centralise le recueil des besoins, permet de piloter le plan de formation, suit les budgets et garantit la traçabilité des actions menées.

Attention à ne pas le confondre avec un SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) généraliste. Le SIRH gère le socle RH global (paie, congés, temps de travail). Le logiciel de formation, lui, est un outil métier expert qui vient s'interconnecter avec ce SIRH pour l'alimenter en données qualifiées sur les compétences. Ce ne sont pas des synonymes, mais bien souvent des briques complémentaires.

Les différents types de logiciels pour gérer la formation

Le marché de la gestion de formation (Education Tech ou EdTech) regorge d'acronymes. Pour savoir de quoi vous avez réellement besoin, voici les grandes familles d'outils, qui répondent à des enjeux très différents et souvent complémentaires :

• Le LMS (Learning Management System) : c'est une plateforme d'apprentissage. Son rôle est de diffuser des contenus e-learning et de suivre l'assiduité des apprenants (temps passé, scores aux quiz).
• Le LCMS (Learning Content Management System) : il s’agit là d’un outil de création de parcours de formation. Il permet aux ingénieurs pédagogiques de concevoir et d'éditer les modules de formation qui seront ensuite hébergés sur le LMS.
• Le logiciel de gestion administrative et logistique (TMS - Training Management System) : c'est la tour de contrôle du DRH. Il gère les inscriptions, les convocations, les conventions, l'imputation budgétaire et le suivi des habilitations obligatoires.
• Le module formation intégré au SIRH : Une brique généraliste incluse dans une suite RH globale. Souvent basique, elle suffit pour les TPE mais montre vite ses limites fonctionnelles face aux exigences complexes des PME et ETI.

Pourquoi s'équiper d'un logiciel de gestion de la formation ?

Dans de nombreux secteurs d’ activité, la formation professionnelle est un levier d'attractivité et de rétention majeur. Mais c’est aussi un sujet complexe à piloter ! 

Les budgets sont souvent serrés, il faut pouvoir justifier les dépenses engager, mais surtout, avoir les bonnes informations pour prendre des décisions sur le plan de développement des compétences. 

Quels employés former ? Quelles compétences développer ? Sans parler des formations obligatoires, sur lesquelles il est impossible de faire l’impasse, ou des formations non-obligatoires qui doivent être proposées aux collaborateurs pour répondre aux exigences de l’entretien de  parcours professionnel. Souvent, les RH manquent de données fiables pour trancher et défendre leur budget formation en CODIR. 

S'équiper d'un outil dédié permet de centraliser la donnée, de piloter le budget au centime près et de suivre les obligations réglementaires sans faille. L'objectif ? Élaborer un plan de formation efficace tout en simplifiant sa construction, mais aussi en facilitant son suivi opérationnel et financier.

Prenez l'exemple de Maison Cadiou. Grâce à Empowill, l'entreprise  gère ses formations mais aussi ses renouvellement des CACES et des formations SST. Tout est anticipé, tracé et géré de manière fluide. Empowill se différencie d'ailleurs sur ce point précis : il optimise le recueil des besoins en formation et la mise à jour continue des données RH. 

Les critères pour bien choisir son logiciel de gestion de la formation

Votre choix doit se baser sur des critères précis, répondant à la fois à vos enjeux technologiques, pratiques et d’accompagnement.

Définir précisément vos besoins en amont

Avant de comparer les éditeurs, auditez vos processus actuels. Quels sont vos volumes de formation ? Avez-vous besoin de gérer des habilitations à recyclage fréquent ? Listez vos irritants majeurs pour construire un cahier des charges resserré autour de vos véritables priorités.

L'erreur la plus classique lorsque l'on décide d'acheter un logiciel de gestion de la formation est de regarder les offres existantes et d'affiner son besoin en fonction des fonctionnalités proposées par les différents acteurs. La meilleure manière de choisir son logiciel est d'établir en amont un cahier des charges exhaustif et de choisir son prestataire en fonction de la qualité de la réponse apportée. N'hésitez pas à challenger le prestataire avec qui vous discutez sur les éléments que vous aurez défini dans ce cahier des charges. Il ne faut pas s'attendre à ce qu'un logiciel de gestion de la formation réponde à toute vos attentes - si c'est le cas, n'hésitez pas à investir dans ce dernier bien entendu ! - mais cela vous permettra de choisir le meilleur logiciel par rapport à vos besoins. 

Voici une liste non-exhaustive de questions que posent souvent les responsable formations à ce propos :  

• Peut-on créer, modifier, gérer un référentiel de compétences ? 
• Peut-on suivre l'historique des actions de formation de ses salariés ? 
• Est-il possible de suivre l'évolution de son budget de formation ainsi que des remboursements octroyés par les OPCOs ? 
• Dispose-t-on d'automatisations comme l'envoi des inscriptions à des formations ? 
• L'outil dispose-t-il d'un assistant intelligent qui nous alerte lorsqu'un événement qui intéresse le responsable formation se produit ? C'est le cas lorssqu'une formation vient à son terme ou qu'un salarié remplit un questionnaire de satisfaction pour une formation par exemple.
• Peut-on saisir son catalogue de formation sur le logiciel ? 
• Dispose-t-on d'un tableau de bord avec des données afin d'objectiver les résultats du plan de formation et en analyser le retour sur investissement ? 
• Comment l'outil permet-il d'assurer le suivi de vos formations ?
• Est-il possible de rajouter des administrateurs sur le compte si jamais nous sommes plusieurs à utiliser la plateforme ?  
• Le logiciel intègre-t-il de l' intelligence artificielle pour aider à la prise de décision ?

Un accompagnement à la prise en main et au paramétrage de l'outil

La prise en main et le paramétrage d'un outil peuvent être des étapes fastidieuses et décourageantes pour les collaborateurs qui vont utiliser ces nouveaux logiciels. C'est pourquoi il est important que cette étape puisse être suivie par votre prestataire. La mise en service d'un logiciel de gestion de la formation - mais également de tout logiciel SaaS RH - ne se fait pas avec la simple ouverture d'un compte administrateur. 

Cette mise en œuvre doit se traduire par la possibilité pour votre responsable formation ou RH d'utiliser pleinement l'outil. Assurez-vous que le prestataire que vous choisissez vous accompagne sur cette étape qui peut être très chronophage (et pour laquelle votre prestataire saura aller bien plus vite vu qu'il maîtrise l'outil). De plus, méfiez vous des coûts de déploiement trop élevés que facturent les entreprises qui éditent des logiciels de gestion de la formation. Chez Empowill, nous faisons le choix d'offrir un coût de paramétrage réellement adapté à la taille de l'entreprise pour toujours proposer des tarifs raisonnables !

Un accompagnement métier, pas seulement un service client

De trop nombreux logiciels RH et grandes suites SIRH se contentent d'offrir un logiciel sans accompagnement métier. Les utilisateurs se retrouvent alors souvent livrés à eux-mêmes dans un environnement qu'ils ne maîtrisent pas. Leurs seuls interlocuteurs sont des commerciaux ne pouvant leur apporter de savoir-faire métier qualifié. C'est pourquoi avant de choisir son logiciel de gestion de la formation il est primordial de s'assurer de la compétence de ses interlocuteurs sur le sujet de la formation et du développement des compétences. 

Chez Empowill, notre force c'est la combinaison de notre vision RH, celle d'un accompagnement sur-mesure, que nous offrons à nos clients. En effet, il est primordial selon de parler le même langage que vous, de comprendre vos besoins pour vous apporter conseils et solutions.

Certains éditeurs de logiciels de formation font d'ailleurs le choix de recruter, en plus de commerciaux compétents sur l'outils, des experts métiers afin d'accompagner leurs clients. Il s'agit de leur apporter de la valeur-ajoutée dans l'utilisation de l'outil, de transmettre les meilleures pratiques et de répondre à leurs difficultés. Pour ce qui est d'une politique de formation, l'outil ne fait pas tout. Il faut savoir manier un référentiel de compétences, comprendre comment choisir les bonnes actions de formations, savoir correctement analyser les lacunes en compétences des collaborateurs… Si un logiciel de gestion de la formation vous aidera sur ces sujets, il ne remplacera jamais l'expertise humaine. 

Un outil adaptatif et agile dans le temps

L'un des grands risques est de se retrouver avec un logiciel qui n'évolue pas, ou qui évolue avec des délais particulièrement longs. Pour éviter de vous retrouver dans cette situation, il est intéressant d'interroger votre prestataire sur ses perspectives de développement, sur les prochaines fonctionnalités attendues et sur l'organisation de son équipe produit. Si vous entendez parler de sprint de quelques semaines et d'organisation agile, c'est bon signe. Si les rythmes de développement prennent plus de 6 mois, fuyez. 

Un bon logiciel de gestion de la formation est un logiciel qui ne prévoit pas de fin à son développement. Il cherchera toujours à ajouter de nouvelles fonctionnalités et à améliorer l'expérience utilisateur. De ce fait, tout commercial vendant ce logiciel aura en tête le plan de développement produit à venir. Il est donc légitime de poser la question. Si la réponse est hésitante, restez sur vos gardes !

Une solution adaptée à la taille de votre entreprise

Un grand groupe du CAC40 n'a pas les mêmes besoins qu'une PME de 300 salariés. La majorité des outils de gestion de la formation proposent des fonctionnalités qui ont été pensées et construites pour une cible particulière. 

Il convient donc de jeter un œil aux clients de l'entreprise pour s'assurer qu'ils correspondent à votre profil. 

Cherchez un outil dimensionné pour votre structure : assez robuste pour gérer la complexité, mais suffisamment intuitif pour ne pas nécessiter une équipe d'administrateurs à temps plein.

Se méfier des logiciels trop généralistes

Les grandes suites SIRH généralistes ont l'avantage de leurs inconvénients : elle permettent de tout faire mais n'offrent pas de fonctionnalités approfondies sur leurs différents domaines d'intervention. On se retrouve donc parfois avec des logiciels qui permettent d'opérer la gestion du personnel, de la paye, de la formation, des compétences, du staffing… le tout dans un seul outil souvent difficile à utiliser. 

C'est pourquoi il vaut mieux choisir un logiciel spécialisé qui répondra avec précision à vos besoins. Vous remarquerez que les logiciels les plus réputés de nos jours sont des logiciels qui se concentrent uniquement sur un seul métier, sur une fonction particulière des RH.

La capacité d'intégration avec votre écosystème et votre SIRH

Pour faciliter la mise en place de ce nouveau logiciel de gestion de la formation, mais aussi de manière générale son utilisation, il est important que ce dernier soit directement lié aux outils que vous utilisez actuellement. Il n'y a rien de plus frustrant et générateur d'erreurs que de devoir effectuer la même manipulation plusieurs fois de suite sur différents outils. C'est notamment vrai pour la création de fiches collaborateurs pour les nouveaux entrants.

Une interface soignée, gage d'adoption par les équipes

Ne négligez pas l'aspect et le design du logiciel de gestion de la formation que vous choisirez. Au-delà de l'aspect purement esthétique, un travail sur le design est souvent révélateur d'un questionnement de fond sur l'usage, les réflexes de l'utilisateur et la qualité de la navigation. Autant d'éléments qui assurent de faciliter la prise en main et l'adoption de l'outil que vous souhaitez déployer. 

En effet, un bon logiciel de gestion de la formation est un logiciel qui va se mettre à la place de l'utilisateur au moment de sa conception et qui va se demander de manière extrêmement précise quels sont les actions qui sont faites au quotidien par l'utilisateur, afin de les rendre fluides et lui faire gagner du temps.

Les fonctionnalités indispensables à passer en revue

Utilisez cette grille d'évaluation concrète lors de vos démos :

• Recueil des besoins : Comment se déroule-t-il ? Quelle implication est demandée aux managers? Les workflows de validation sont-ils fluides ? Notez qu’Empowill alimente votre recueil des besoins directement des demandes émanant des entretiens individuels de vos collaborateurs. Ainsi, pas de ressaisie !
• Gestion administrative et logistique : Édition automatique des documents (convocations, feuilles d'émargement), conditions de stockage de ces pièces justificatives. Vous aurez besoin de ces éléments de preuve notamment lors des entretiens de parcours professionnels tous les 8 ans, où il est impératif de prouver les actions de formation non-obligatoires menées pour le salarié concerné. Plus important encore, quelles fonctionnalités facilitent l' organisation de vos formations, le suivi des apprentissages de vos talents ? Vérifiez les options, comme l'envoi de questionnaires d'évaluation, ou de checklist de suivi de projet, comme le propose Empowill, pour fluidifier le pilotage de l' ensemble de vos formations.
• Catalogue de formation : pouvez-vous connecter l’outil à un catalogue de formation tiers ou répertorier les organismes de formation avec lesquels vous travaillez.? Ou importer votre propre catalogue de formation ? C’est le cas avec Empowill, qui permet même de créer votre catalogue directement dans l’outil afin de dresser la liste des formations que vous souhaitez proposer à vos collaborateurs.
• Suivi des coûts et du budget : Tableaux de bord en temps réel, gestion des plans de formations prévisionnels et réels, possibilité de les ajuster de manière flexible. Vous devez avoir un outil qui vous permet de suivre l'ensemble de vos programmes de formation lancés et d'en mesurer la performance.
• Gestion des obligations et conformité : C'est l'enjeu légal souvent oublié, alors qu’il s’agit d’un sujet central lorsque l’on gère des certifications, habilitations et autres formations obligatoires qui appellent à être recyclées régulièrement.

Réussir le déploiement de son logiciel de gestion de la formation

Choisir l'outil n'est que la première étape. Le véritable défi est la conduite du changement. 

Fixez-vous une feuille de route progressive. Identifiez les besoins des utilisateurs, veillez à ce que le nouveau logiciel continue d’y répondre. 

Cadrez le périmètre et fixez des objectifs mesurables. Constituez une équipe projet avec un sponsor fort à la direction RH. 

Communiquez en amont, pendant et après le déploiement. Un accompagnement continu et une vraie disponibilité de l’équipe RH ou d’un support dédié est clé pour réussir votre déploiement et rassurer les équipes. Surtout, impliquez les futurs utilisateurs (notamment les managers de terrain) très en amont. Sans oublier que des formations seront à organiser pour s’assurer que chacun prenne en main ce nouvel outil sans problème.